Optimizare financiară
- Clientii beneficiază de o plată mai rapidă și de termene de plată avantajoase;
- Furnizorii beneficiază de un cash flow optimizat;
- Costurile aferente personalullui necesar pentru procesarea documentelor transmise in format fizic este redus cu până la 50%, conform statisticilor oferite de studiile GS1 "Cost Savings Report" asupra sectorului FMCG.
Viteză
- Tranzacțiile care durau aproximativ 6 zile prin procesul normal de transmitere a documentelor pe suport fizic pot fi soluționate într-o oră prin intermediul sistemului EDI;
- Procesul asigură integrarea complet automată în ERP (procesarea comenzilor, recepția mărfurilor, reconcilieri, etc.).
Securitate
- Comunicarea prin EDI beneficiază de un nivel ridicat de securitate, asemănător cu cel al tranzacțiilor interbancare.
- Procesul de arhivare electronică legală a fișierelor tranzacționate prin intermediul EDI sporesc gradul de siguranță și beneficiază de redundanță spre deosebire de documentele transmise pe suport fizic.
Eficiență
- Eliminarea erorilor umane care pot duce la inadvertențe între documente de până la 15%;
- Eliminarea procesării manuale a fișierelor precum și reintroducerea manuală a datelor evitând reprocesarea comenzilor;
- Procesarea promptă și corectă a documentelor reduce în mod considerabil procentajul comenzilor anulate;
- Informațiile exacte sunt transpuse în optimizarea întregului flux de aprovizionare;
- Reducerea timpilor de procesare a comenzilor și a livrărilor duce la optimizarea stocurilor de marfă;
- Serviciul EDI permite vizibilitatea în timp real asupra tranzacțiilor. Aceasta vizibilitate permite la rândul său eficientizarea procesului decizional și timpul de răspuns la schimbările prezente într-o piață dinamică.
Îmbunătățirea parteneriatului
- Comunicarea prin EDI oferă un limbaj comun de afaceri și facilitează fluxul tranzacțional optim cu partenerii globali.
- Comunicarea prin EDI ajută la alinierea colaborativă a datelor între parteneri:
- V.M.I. (Vendor Managed Inventory).
- C.R.P. (Continuous Replenishment Process).
- B.I. (Business Intelligence)
- CPRF (Collaborative Planning Replenishment and Forecasting).
- Promovează responsabilitatea față de mediu și sustenabilitatea, înlocuind suportul fizic cu alternative electronice.
Ce reprezintă acronimul EDI?
Schimbul electronic de date (EDI) este conceptul de comunicare a informațiilor pe cale electronică. Cele două exemple clasice de astfel de informații sunt comenzi de achiziție și facturi. Există standarde tehnice clare pentru EDI pentru a facilita părțile care tranzacționează astfel de instrumente fără a trebui să facă aranjamente speciale.
EDI a existat cel puțin de la începutul anilor 70 și există multe standarde EDI (inclusiv X12, EDIFACT, ODETTE etc.), dintre care unele abordează nevoile anumitor industrii sau regiuni. De asemenea, se referă în mod specific la o clasă de standarde. În 1996, Institutul Național de Standarde și Tehnologie a definit un schimb electronic de date ca "schimbul de informații între calculatoare și computerele cu mesaje strict definite care reprezintă alte documente decât instrumentele monetare."
EDI presupune o serie de mesaje între două părți, ca date originare sau destinatare. Datele în formate standardizate, reprezentând documentele, pot fi transmise de la inițiator la destinatar prin intermediul telecomunicațiilor sau transportate fizic pe suporturi electronice de stocare.
Institutul Național de Standarde și Tehnologie a distins doar comunicarea electronică sau schimbul de date, precizând că "în EDI, procesarea obișnuită a mesajelor recepționate se face numai prin intermediul computerului. Intervenția umană în procesarea unui mesaj primit este destinată numai condițiilor de eroare, revizuirii calității; De exemplu, transmiterea datelor binare sau textuale nu reprezintă EDI așa cum este definit acest concept, cu excepția cazului în care datele sunt tratate ca unul sau mai multe elemente de date ale unui mesaj EDI și nu sunt în mod normal destinate interpretării umane ca parte a procesării on-line a datelor."
Pe scurt, EDI poate fi definit ca transferul datelor structurate, conform standardelor de mesaje, convenite de la un sistem informatic la altul fără intervenție umană.